Comment organiser un événement d'entreprise réussi ?
Les étapes pour organiser
un événement d’entreprise
Le guide complet pour réussir votre projet
La réussite de l’organisation d’un événement d’entreprise repose sur une préparation minutieuse et une planification béton. Qu'il s'agisse d’un séminaire, d’un team building, d’une soirée d’entreprise ou d’un lancement de produit, suivre une méthodologie claire est essentiel.
Découvrez les 10 étapes incontournables (+1) pour organiser un événement d’entreprise qui marquera les esprits.
- Définir les objectifs de l’événement
- Trouver la bonne date
- Choisir le lieu adéquat pour votre événement
- Comment préparer au mieux le lieu de l’événement ?
- Un rétro planning complet pour une bonne organisation
- Réaliser un budget prévisionnel
- Des prestataires événementiels de choix
- L’organisation des animations
- Une communication forte
- Créer un contenu adapté à votre entreprise
- Pensez à l’expérience des invités le jour J
1. Définir les objectifs de l’événement
Avoir une idée d’événement d’entreprise ne suffit pas !
Ne pas définir son objectif est le meilleur moyen de ne pas l’atteindre ! Avant de commencer à planifier votre événement, vous devez savoir exactement ce que vous voulez accomplir et qui est votre public cible. Cela vous aidera à concevoir l'événement de manière optimale.
Clarifiez les raisons pour lesquelles vous souhaitez organiser cet événement. S’agit-il de renforcer la cohésion d’équipe, de célébrer un succès, de fidéliser des clients ou de lancer un nouveau produit ? En définissant des objectifs précis, vous pourrez structurer votre projet et mesurer son succès après l’événement. Cela permet notamment de choisir un lieu, des prestataires et des animations événementielles adaptées.
Par exemple, si l'objectif est de renforcer l'engagement des collaborateurs, mettez l’accent sur des activités interactives et collaboratives.
2. Trouver la bonne date
Donnez un visage à votre événement pro grâce au lieu
Le lieu dans lequel vous organisez votre événement d’entreprise donne une véritable identité à celui-ci. Il permet de changer de votre lieu de travail s’il s’agit d’un événement interne d’entreprise ou bien de marquer les esprits de vos clients.
Boire une coupe de champagne sur un rooftop avec une vue imprenable sur les toits de Paris ou la Tour Eiffel est une image de qualité que l’on souhaite sans aucun doute associer à son image de marque. Il est évident que vos choix de prestations événementielles vont être guidés par les valeurs et la culture de l’entreprise, néanmoins, c’est l’événement professionnel lui-même qui est créateur de culture. En effet, créer des souvenirs communs entre ses collaborateurs ou n’importe quelle autre partie prenante est un moteur de culture d’entreprise et est idéal pour fédérer ses équipes.
Il existe plusieurs types d’événements professionnels, pour le cas particulier des séminaires d’entreprise ou des team building, les animations choisies comme les photobooth, la musique live, les jeux d’équipe, etc seront le fil rouge pour renforcer la cohésion d’équipe.
Nos clients en parlent mieux que nous !
Découvrez le témoigange d'Emmanuelle Violet, Responsable Réseau Quick
Emmanuelle organise plusieurs événements d'entreprise récurrents au cours de l'année pour ses équipes. Elle doit réussir à se renouveler et à dupliquer l'événement dans plusieurs villes en France. Elle apprécie particulièrement le fait d'avoir un chef de projet dédié qui connait ses besoins, l'historique de ses événements et la culture de son entreprise.
3. Choisir le lieu adéquat pour votre événement
Spécialiste des lieux atypiques depuis 10 ans
Lorsque vous choisissez un lieu pour votre événement, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs clés pour vous assurer que l'endroit correspond à vos besoins et à ceux de vos invités. Voici quelques éléments à considérer :
- Capacité : assurez-vous que le lieu que vous choisissez peut accueillir le nombre d'invités que vous attendez.
- Accessibilité : assurez-vous que le lieu est facilement accessible pour vos invités.
- Ambiance : le lieu que vous choisissez doit correspondre à l'ambiance que vous voulez créer pour votre événement. Par exemple, si vous organisez un événement formel, un hôtel particulier ou un monument historique peut être le choix parfait, tandis qu'un loft industriel ou une maison de ville peut convenir à une soirée plus décontractée.
Des prestations événementielles à la carte
La question du traiteur
Le choix du traiteur peut avoir un impact significatif sur votre événement d’entreprise et la perception de vos invités. En effet, le cœur de vos invités passe par… leur estomac !
Avant toute chose, choisissez le type de nourriture que vous souhaitez déguster lors de votre événement. Ici encore, si vous souhaitez organiser un événement d’entreprise original, alors vous pourrez opter pour des menus traiteurs venus d’ailleurs. Si l’objectif est plus formel, un cocktail bouchées sera parfait. Le régime alimentaire ou restrictions de vos convives peuvent également vous guider dans votre choix.
Une fois le nombre de convives validés, vous pouvez alors planifier les quantités nécessaires. En général, mieux vaut trop que pas assez.
Chez SnapEvent, nous travaillons avec trois traiteurs partenaires, testés et approuvés par nos équipes Collection.
Créateur d’événements inoubliables
SnapEvent vous accompagne pour l’organisation d’un événement clé en main
Organiser un événement d'entreprise peut être une expérience incroyable, mais cela peut également être stressant si vous ne savez pas par où commencer. Faire appel à une entreprise d’organisation d’événement comme SnapEvent peut vous offrir un soutien professionnel pour vous aider à planifier, organiser et gérer votre événement, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’objectif de votre événement et de profiter le jour J.
L’organisation de votre événement d’entreprise commence ici
Prenez quelques minutes pour poser les fondations d’un moment inoubliable !
SnapEvent vous offre une expertise et une expérience précieuses pour planifier et organiser un événement d’entreprise réussi. Nos chefs de projet vous accompagnent à chaque étape de l’organisation de votre événement de la prise de brief au jour J.
Choix du lieu idéal et des traiteurs, coordination des prestataires, gestion de la logistique de l'événement. Nous nous appliquons à créer une ambiance qui reflète l'objectif de votre événement. De plus, la présence de notre Snapper (régisseur lors de l’événement) vous permet de vous concentrer le jour J sur l’objectif de votre événement.
Après avoir envoyé votre brief, une personne de notre équipe prendra contact avec vous afin de mieux comprendre vos attentes et objectifs. C’est le début d’une aventure que nous écrivons à quatre mains !
Ensemble, dessinons votre événement professionnel.